در دنیای امروز، اطلاعات نه تنها بعنوان یكی از منابع و دارایی های اصلی سازمانها شناخته می شود، بلكه در حكم وسیله و ابزاری برای مدیریت موثر سایر منابع و دارایی‌های سازمان (منابع مالی، نیروی انسانی و غیره) نیز محسوب شده و لذا از اهمیت و ارزش ویژه‌ای در سازمانها برخوردار گشته است. اما این ارزش تنها در صورتی محقق و دست یافتنی خواهد شد كه اطلاعات بتواند در زمان مناسب، در اختیار افراد مناسب قرار گیرد و ارتباطات بصورت مطلوب و بهینه در سازمان برقرار گردد. و از این رو است كه، فناوری اطلاعات كه زمینه سازی برای انتقال، جابجایی، بكارگیری و مدیریت موثر اطلاعات در سازمان می‌باشد از اهمیتی حیاتی برخوردار گشته است (Al-Kibsi، 2007).
با پیشرفت فناوری اطلاعات و ارتباطات و گرایش به سمت دولت الکترونیک، شرکت‌های دولتی نیز به استفاده از اینترنت روی آوردند. گسترش اینترنت تحولات عمیقى در ساختار و مدیریت خدمات دولتى به وجود آورده است. هر چند هنوز دولت الکترونیکى در عهد طفولیت خود قرار دارد ولی از هم‌اکنون در مقیاس کوچک، پیامدهاى بلند مدت تاثیر اینترنت بر خدمات دولتى و تعامل بین مردم و دولت آغاز شده است. مفهوم الکترونیکی شدن فرایندها از جمله مفاهیمی است که اخیراً در دستورکار بسیاری از سازمان‌های دولتی قرار گرفته است. ویژگی اصلی آن ارائه خدمات با هزینه کمتر و اثر بخشی بالاتر است و تسهیل کننده ارتباط بین دولت و مردم و رابط مردم و دولت است. دسترسی سریع، آسان و ارزان به اطلاعات موجب نشر سریع اخبار، رویدادها و ارتقای آگاهی‌های عمومی در جامعه می‌شود. از سوی دیگر امکان یادگیری در هر مکان و زمان فارغ از محدودیت‌های فعلی، آموزش همه جانبه برای کلیه اقشار جامعه را فراهم می‌آورد. لذا فناوری اطلاعات و ارتباطات و تشکیل جامعه ارتباطی در توسعه فرهنگ جامعه تاثیر بسزایی دارد. با بهره گرفتن از فناوری اطلاعات کلیه نظام‌های اداری، تحقیقاتی، قضایی، حکومتی و مانند آن دستخوش تغییر و تحولات شگرفی می‌گردد به گونه‌ای که امکان مشارکت هر چه بیشتر مردم را در فرایندها فراهم می‌کند (Reddick، 2005).
عوامل متعددی، زمینه‌های لازم برای تحقق این امر را فراهم می‌آورند كه همگی ناشی از فناوری و پیشرفته‌تر شدن زندگی بشر است و سازمان‌های دولتی برای پاسخ به این پیشرفته‌گی ناگزیرند كه اقدام به ایجاد فرایندهای الكترونیكی كنند. مهمترین این عوامل عبارتند از:
- رشد فناوری‌های جدید و به ویژه فناوری اطلاعات: امروزه، فناوری با نرخ فزاینده و به صورت تصاعدی درحال رشد است.
- رشد اینترنت و فراگیری عمومی استفاده از آن
- تغییر انتظارات شهروندان و بنگاه‌های اقتصادی: انتظارات مردم درمورد خدمات، محصولات و نیز نحوه و كیفیت ارائه آن به طور روزافزون درحال تغییر است و سازمان‌های دولتی نیز باید بتوانند پاسخگوی این نیازها باشند.
- جهانی شدن: جهانی شدن نیز دولتها را وادار می‌سازد تا به منظور فروش کالا و خدمات خویش و همچنین صدور فرهنگ و شناساندن خویش به سایر فرهنگ‌ها و تمدن‌ها اقدام به تاسیس فرایندهای الکترونیکی کنند که منجر به دولت الکترونیک می‌شود و فرایندهای الکترونیکی را در خدمت رسانی‌های خود به کار گیرند.
- اهمیت دسترسی سریع به اطلاعات در سازمان‌های دولتی: از آنجا كه فرایندها و روندهای اداری عموماً تكراری و تابع ضابطه هستند، استفاده از رایانه، امكانات منحصر به فردی را برای جمع آوری، كنترل و گزارش‌دهی فوری و به موقع برای مدیران فراهم می آورد و این امر سازمانها را بر آن داشته كه مبادرت به سرمایه گذاری قابل توجه در این زمینه كنند (فتحیان، 1387).
در چنین عصری به مدیران عالی توصیه می‌شود دو گام اساسی برای توسعه و کاربرد فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات برای اصلاح و نوسازی سازمانها و افزایش نقش فعال آنها در جامعه اطلاعاتی بردارند:
گام اول: خودکارسازی و ماشینی کردن اطلاعات برای بهبود فرایندهای اداری
گام دوم: بهبود فرایندها و اقدام برای اصلاح نظام اداری و رویه‌ها (ساوه دورودی، 1386).
فرم در حال بارگذاری ...