وبلاگ

چالش های جدی سازمان های نوین ، نه در درون سازمان بلکه عمدتا با محیطی است که در آن به فعالیت می نمایند .نیرو های محیطی آرامش و ثبات سازمان ها را تحت شعاع قرار می دهند نیرو های بسیاری در محیط قرار دارند که سازمان های نوین بایستی حرکت و اقدامات خود را بر اساس آنها تنظیم نمایند و یا در حرکتی فعال آنها را تحت تاثیر خواسته ها و اهداف خود قرار داده و به آنها جهت دهند .این تفکر همان چیزی است که در سازمان های نوین در قالب برنامه ریزی فعال یا آینده ساز مطرح می شود . چنانچه نیرو های محیطی را طبقه بندی کنیم با سه نیروی مشتری ، رقابت و تغییر مواجه هستیم. مشتری مداری به مفهوم رایج آن توانایی پاسخ گویی به نیاز هاو خواسته های مشتریان در یک شرایط رقابتی است .سازمان با مکانیزم های مناسب باید سلایق ، ارزش ها و خواسته های مدیران را دریافت ، پردازش و در خدمات و محصولات خود لحاظ نمایند .اگر چه در دیدگاه فعال ، سازمان می تواند به نیاز ها و خواسته های مشتریان جهت داده و آنها را به سمت راهبرد ها ی خود هدایت نماید . در بحث رقابت ،شکسته شدن مرز های اقتصاد و تولید و ورود شرکت های بین المللی ، فرا ملیتی و جهانی ، تهدید بزرگ برای شرکت هایی است که خود را از جهت برتری رقابتی و یا همگانی با رقابت آماده نکرده اند . شرکت های مذکور با استراتژی برتری کیفیت ، مقیاس تولید و هزینه های غیر قابل رقابت بازار کشور های مختلف را هدف قرار می دهند و در صدد سلطه بر بازر و یا افزایش سهم خود از این بازار ها هستند . مضافا گرو ههایی که در صدد وارد شدن به صنعت (تازه واردین و رقابت با نیرو های موجود در صنعت هستند نیز می توانند تهدیدی جدی برای شرکت ها باشند . در نهایت ، تغییر در زمینه های مختلف مانند تکنولوژی ، نو آوریها و اکتشاف   ، و شیوه های انجام کار ، سازمان هایی را که نتوانند خود را آماده تغییر و انعطاف پذیر نمایند ، با بحران بقا و حیات مواجه می شوند .تکنولوژی اطلاعات نقش مهمی در شکل گیری راهبردها ، پشتیبانی از راهبردهای کسب و کار و نیز کار و خلاقیت و نوآوری در طراحی و ایجاد کسب و کار های جدید را به عهده دارند .( صرافی زاده،1386 ، 64 )در عصر اطلاعات،  ارزش افزوده از طریق تبدیل اطلاعات به دانش و همچنین سرعت انتقال آن ،حاصل می شود .جریان اصلی عصر اطلاعات مبتنی بر ارتباطات است .بنا بر این اگر شبکه انتقال اطلاعات سرعت کافی نداشته باشد ، ارزش سیستمی که طراحی می شود ، صفر خواهد بود .(رضایئان ،1386 ، 7 )در سالهای اخیر استفاده از فن آوری اطلاعات و ارتباطات به عنوان محور بسیاری از تحولات جهانی امری انکار ناپذیر بوده و این امر موجب تسریع در انجام امور گشته است .(عالیخانی و بهرامی ،1386 ، 30 ) هر سازمانی برای آگاهی از میزان تحقق اهداف تعیین شده در برنامه استراتژیک ، مطلوبیت و کیفیت فعلیت هاو نتایج عملکردش در محیط های پیچیده و پویا ، نیازمند برقراری نظام های مناسب پایش و کنترل عملکرد خاص خود است ، فقدان چنین نظامی به معنی عدم برقراری ارتباط با محیط درونی و بیرونی سازمان بوده و در نهایت افول سازمان های باز، پویا و فعال و در نهایت جامعه را در پی خواهد داشت …

 

روش های سنتی ارزیابی عملکرد که عمدتا مبتنی بر معیار های مالی و اعداد و ارقام حسابداری نظیر سود هر سهم ،نرخ بازده دارائیها و … است بسیاری از معیار های کیفی موثر در دورنمای شرکت نظیر رضایت مشتریان را نادیده می گیرد.محدودیت های متصور برای برای معیار های مالی ارزیابی عملکرد ، سبب نیاز به روشی گردید که ضمن توجه به معیار های مالی از سایر معیار ها نیز به منظور ارزیابی عملکرد استفاده کند . در این راستا کاپالان و نورتون در دهه 1390   روش ارزیابی متوازن را معرفی کردند . در این روش علاوه بر تحلیل های مالی به رضایت مشتریان ، رضایت و آموزش یاد گیری و مستمر کارکنان و نحوه انجام فرایند های داخلی توجه می گردد .در دنیای کنونی ، کارشناسان و مدیران ، بدون تسلط و آشنایی با دانش فن آوری اطلاعات ، راه سخت تری را نسبت به سایر مدیران همتراز خود در پیش رو دارند .بدیهی است که فرصت های زیادی را هم ممکن است از دست بدهند و یا ناخود آگاه در اختیار رقبا قرار دهند . جالب اینجاست که در بسیاری از ادارات و سازمان هاتصور اینکه یک روز   کاری را بدون استفاده از کامپیوتر و سایر تجهیزات کامپیوتری خود سپری کنند غیر ممکن به نظر می رسد . دیگر در همه جا به کار گیری فن آوریهای نوین اطلاعاتی و ارتباطی به منظور افزایش دقت و  سرعت در تهیه و توزیع اطلاعات و کیفیت ارتباطات در سازمان با هدف نهایی تعالی سازمان و بهبود کیفیت خدمات مطابق با نیاز مشتری و حتی ورای انتظار مشتری ضروری به نطر می رسد . ارزیابی تاثیرتکنولوژی  اطلاعات و ارتباطات بر عملکرد سازمان ها از ضروریات عصر حاضر به شمار می رود .با توجه به مطالب ذکر شده و این نکته که سازمان تامین اجتماعی یکی از بزرگترین نهاد های عمومی غیر دولتی است که در سالهای اخیر سرمایه گزاری نسبتا خوبی را در زمینه فن آوری اطلاعات انجام داده است ، بررسی تاثیر تکنولوژی اطلاعات بر عملکرد این سازمان ضروری به نظر می رسد .

 

واضح است که اطلاعات ، بویژه اطلاعات پردازش شده و شسته رفته مورد نیاز و مدیران ارشد سازمانها ، کالایی نیستند که بتوان آن را به صورت آماده خریداری نمود ! با بررسی روند تولید و جمع آوری داده های خام ، تبدیل آنها به اطلاعات و پرداش اطلاعات و تبدیل شدن آن به دانش ، به این نتیجه خواهیم رسید که کار تبدیل داده های فراوان و بدون هدف به دانش مورد استفاده مدیران ارشد سازمان ، برای رسیدن به حکمت و آگاهی ، وظیفه ای است که تنها از عهده ماشین پرقدرت فن آوری اطلاعات بر خواهد آمد . مدیریت ارشد سازمان اگر بخواهد از آب کره بگیرد ، بهترین نقشه راه ، اهمیت قائل شدن به فن آوری اطلاعات و  استفاده صحیح از این اطلاعات است ! هیچ پالایشگاهی نمی توان یافت که از موارد اولیه فراوان و قابل دسترس ، محصولی چنین با ارزش و قیمتی تولید مند و ارزش افزوده ای که تا

 این حد قابل توجه ایجاد نماید . سازمان تامین اجتماعی که حدود 45 میلیون نفر از افراد جامعه را تحت پوشش دارد برای اداره چنین سازمان بزرگی داشتن مدیریت استراتژیک از لوازم اصلی اداره این سازمان میباشد و با توجه به حجم  بالای اطلاعات و مراجعات  و هزینه های سازمان عدم استفاده از تکنولوژی اطلاعات و فن آوری های نوین سازمان را در رسیدن به اهداف خود که همانا رضایت مندی تمامی مشتریان و همچنین کارآمدی و بهره وری مناسب می باشد دچار مشکل نموده و سازمان برای مشتریان و کارکنان خود غیر قابل تحمل نموده و کارکردن با این سازمان برای همکاران و مراجعین سازمان غیر قابل تحمل می نماید.  

 

1-2 بیان مسئله تحقیق

 

کارگاه های تحت پوشش سازمان تامین اجتماعی بصورت ماهانه لیست حق بیمه خود را بر روی لوح فشرده و بصورت چاپی که شامل کارگران و کارمندان شاغل در کارگاه خود را به همراه تعداد روز کارکرد و دستمزدشان به سازمان تامین اجتماعی ارائه میدهند برای ارسال لیست حق بیمه ،هر کارگاه تا آخر برج بعد ( مثلا لیست فروردین ماه تا آخرین روز اردیبهشت ماه) فرصت دارد . و این امر باعث صفهای طولانی و تاخیر در خدمت رسانی به بیمه شدگان سازمان تامین اجتماعی شده است . با یک رجوع ساده به واحد درامد شعب تامین اجتماعی بخصوص در روزهای آخر هر ماه  صف های طولانی و ازدحام ارباب رجوع قابل مشاهده است که این موضوع نه تنها باعث نارضایتی ارباب رجوع گردیده بلکه هزینه هایی چون تهیه لوح فشرده ، چاپ ، ایاب و ذهاب و … برای ارباب رجوع و همچنین هزینه هایی مانند تامین نیروی انسانی ، امکانات سرویس دهی ، ارائه رسید  و … برای سازمان تامین اجتماعی داشته است .

 

به عنوان نمونه در شعبه 2 تامین اجتماعی استان قم ماهانه 7650 کارگاه کوچک و بزرگ ( از جهت تعداد بیمه شدگان ) به این امر مبادرت دارند که با وجود 560 شعبه در سراسر کشور این هزینه ها برای سازمان و مشتریانش قابل توجه خواهد بود .

 

لذا این تحقیق در جهت شناسایی و گسترش کاربردهای تکنولوژی اطلاعات در زمینه ارائه لیست حق بیمه و پرداخت حق بیمه به سازمان تامین اجتماعی می باشد که  میتوان انتظار داشت تحقق این امر ( دریافت لیست حق بیمه و پرداخت آن از طریق اینترنت ) از یک سو رضایتمندی  مشتریان  افزایش یافته و از سوی دیگر هزینه های تحمیلی بر سازمان و مشتریان کاهش یابد .

 

1-3 اهمیت و ضرورت تحقیق :

 

• ماده 49 برنامه توسعه پنجم در مورد ضرورت دولت الترونیک

 

• قانون طرح تکریم مردم و جلب رضایت ارباب رجوع در نظام اداری

 

• قانون نحوه اعمال نظارت بر کاهش هزینه های غیر ضروری و جلوگیری از تجمل گرائی مصوله مورخ 27/09/1370 مجلس شورای اسلامی

می توان اشاره کرد

 

 

1-مراجعات ارباب رجوع         2- رضایت مندی  ارباب ارجوع       3-هزینه های سازمان تامین اجتماعی       4-خطا ی کاربر

1-4مدل مفهومی :

 

1-5 تبیین مسأله تحقیق

 

طی بررسی های صورت گرفته طی دهه گذشته منابع ومصارف سازمان تامین اجتماعی به هم نزدیک شده اند .اختلاف این منابع ومصارف که برای مدتها مثبت بوده است اکنون می رود که منفی شود .چنین پدیده ای ممکن است آینده نظام تامین اجتماعی را به مخاطره اندازد .ارتباط ضعیف بین دینامیک های منابع ومصارف تامین اجتماعی این امکان را بوجود آورده که مصارف با نرخی متفاوت از منابع مالی در طول زمان تغییر کند .

 

ضریب پوشش تامین اجتماعی ،غالبا بوسیله قوانین مقررات ،بیشتر با انگیزه های سیاسی –اجتماعی ونه ملاحضات اقتصادی وبدون توجه به منابع مالی در دسترس ،تعیین می شود تعدد عوامل تعیین  کننده منابع ومصارف واثرات متقابل آنها بر یکدیگر ،پیچیدگی قابل تامل در پویایی این منابع ومصارف در طول زمان ایجادمی کند .

 

فقدان نگاه علمی وواقع گرایانه به صندوق بیمه های اجتماعی وعدم شناخت کافی از اهداف ،رسالت ،کارکردها ،وگستره فعالیت آن نزد افکار عمومی بالاخص جوامع کارگری وکارفرمایی ،از یکسو موجب تصویب قوانین مغایر با پایداری واستواری صندوق های بیمه ای شده وتوازن ورودی وخروجی آن بر هم زده است وازسوی دیگر آنان راهمواره ترغیب نموده که بدنبال طریقی برای گریز از پرداخت حق بیمه واقعی خود به سازمان باشند .

 

سازمان تامین اجتماعی،گسترده ترین واصلی ترین نهاد در عرصه بیمه های اجتماعی است، که به صورت یک دستگاه عمومی غیردولتی وبا هویت اجتماعی ـ اقتصادی و متکی بر سازوکارهای  بیمه اجتماعی و با استقلال اداری و مالی اداره  می شود.

 

این سازمان با به عهده داشتن وظیفه اجرا، تعمیم وگسترش انواع بیمه های اجتماعی در چارچوب قوانین مربوطه و با توجه به محاسبات بیمه ای، رعایت اصل عدالت در ورودی ها و خروجی ها و نگاه بلند مدت، نقشی اساسی در پشتیبانی و صیانت از نیروی کار و بهبود مناسبات اقتصادی ـ اجتماعی در فرایند توسعه کشور و در هماهنگی با نظام تامین اجتماعی را به عهده دارد.  

 

با توجه به مبادلات و ارتباطات مداوم سازمان با محیط بیرونی و نقصان شناخت از ماهیت و کارکردهای سازمان، در کنار وجود مشکل تطابق درون سازمان با اقتضائات معطوف به محیط، شرایطی فراهم شده که هم اکنون سازمان با عدم تعادل نقدی منابع و مصارف مواجه شده است.

 

عملکردسازمان های بیمه گراجتماعی را می توان شبیه یک مخزن که دارای ورودی وخروجی است درنظر گرفت.

 

هرچه ورودی ها به این مخزن بیشتراز خروجی های آن باشد،مخزن مذکورپربارتروهرچه خروجی نسبت به ورودی بیشترباشد،مخزن مذکورتهی ترخواهدبود.درصندوقهای بیمه اجتماعی ،ورودی این مخزن منابع  درآمدی این صندوقها اقلامی نظیر درآمدحاصل ازوصول حق بیمه ،درآمدحاصل ازسرمایه گذاری و…، وخروجی آن هزینه ارائه خدمات این سازمانهابه مشتریان خودنظیرپرداخت مستمری ، بیکاری،از کارافتادگی و  هزینه های درمان وهزینه های پرسنلی و …می باشد.

 

حال هرچه ورودی های این صندوق بیشترباشدوضعیت آن مطلوبترخواهدبودوازپایداری نسبی برخوردارخواهد بود، امابرعکس هرچه روندخروجی هابیشتراز ورودی باشدپایداری این صندوقها به مخاطره افتاده ودرمعرض بحران منابع ومصارف قرارخواهدگرفت .